這些場景,你一定不會陌生。 準備了好久的提案,講了半天, 老闆不置可否,只讓你回去再想想; 跟同事交接工作,明明講了好多遍, 做的時候又出了差錯; 跟客戶溝通過的事情, 過了幾天,客戶又打電話來追,
這才發現雙方理解有誤……
一個團隊能否發揮出高效的戰鬥力,很大一部分因素,在於「協作成本」。
協作成本里面,最關鍵的是什麼呢? 就是溝通。 可以說,一個項目的執行過程, 就是不斷進行溝通的過程。 團隊內,團隊外,對上級,對老闆, 對夥伴,對客戶…… 如果這中間有哪個環節失靈, 後果可能會十分嚴重。 從小程度看,一項工作對接有誤, 可能就要重新做,幾天的努力付諸流水。 從大程度看,跟客戶溝通出錯, 就可能導致整個合作取消, 使公司蒙受巨大損失。
那麼,如何提高職場溝通能力,讓溝通更加有效呢?
分享三個非常基本、 但是常常被人忽略的小技巧。
1. 要點法
日常生活中, 我們可以隨意組織語言,可以旁敲側擊, 可以用大量的話語去表述一個意思, 但是在職場中,這些情況都要避免。 職場溝通,最核心的一點,
就是需要建立「信息點」的意識。
在你跟別人溝通之前,可以想一想: 我需要向他傳達哪些信息點? 如何才能最簡練、最有效地 把這些信息點傳達出來, 盡可能降低對方的接收成本? 在這個基礎上,再盡量減少冗餘信息, 提高信息濃度,用最精準的語言, 把信息點表述出來。 簡而言之,最需要考慮的,是「精簡」 ——
亦即用最簡潔的語言,表達最全面的信息量。
不要考慮過多的修飾、鋪墊, 這些只會增加對方的理解成本。 你要做的是,讓對方能夠立刻意識到: 你要傳達一個什麼信息,這個信息的內容是什麼。 這裡面,最常用的一個技巧,就是要點法。
這個技巧非常簡單, 但在職場中,十分有效。 從心理學的角度講, 人對於複雜信息的理解, 最根本的模式是「分類」。
也就是說,當你面對一段複雜的內容時,你下意識的第一個反應,就是對其進行分類:
這段話講了什麼?可以分成哪幾塊? 每一塊分別講了什麼內容? 緊接著,你就可以把這段複雜的內容, 進行歸約,轉化為有效的「信息點」, 從而有序地儲存進大腦裡。 所以,開宗明義「我要傳達什麼信息」 和「這個信息有幾個要點」, 可以讓對方對接下來的內容有一個心理預期。 讓對方知道:你要講的是什麼事情, 範圍是什麼,我需要調動起大腦中 哪些相關的信息,來更好地理解你要說的內容。 然後,直接表述「信息點」, 則可以幫助對方節省「轉化」的過程, 盡量避免信息的失真。
舉個簡單的例子: 經理,昨天跟某主播溝通過了, 他提出了一些要求,我總結成下面三點: 第一,簽約費50萬,先付50%, 一年期滿再付尾款。 第二,打賞所得,平台跟他按55分成。 第三,每周至少直播5次,至少2次首頁推廣。 (數據是杜撰的)
這個信息的傳達,就非常簡潔、直接、有效。 經理不用去思考主播的訴求是什麼,只需要考慮: 我能不能滿足這三個要求?就可以了。 最後提三個需要注意的點。
1)闡述要點的時候,不要超過4點。
因為人的短時記憶只能記住4個單位的內容, 超過4點的話,會令對方感到「超負荷」。
2)各個要點之間,在邏輯上必須彼此獨立,
互不交叉,否則會給人十分混亂的感覺。
3)每個點只講述一個事情。
如果過於復雜,就把多件事情 合併成一件,分層次講。
2. 倒推法職場溝通中,最容易發生的一個問題,就是站在自己的角度說話,
而沒有考慮,對方想聽到的內容是什麼。 這是許多職場新人最容易犯的錯誤。 例如:當老闆問你 「某個事情搞定了沒有」的時候, 很多人第一反應,也許是脫口而出: 「我做了很多努力。我跑了十幾個地方, 花了多少多少時間,見了多少多少人……」 大家都會有一種心態:我做了這麼多, 沒有功勞也有苦勞,雖然任務沒有完成, 但老闆應該也不會責罰我吧?
這就是一種非常低級的錯誤:為自己辯解。
老闆最想知道的,並不是你做了哪些努力, 也不是你有多麼辛苦,而是: 任務有沒有完成?為什麼沒有?什麼時候能完成? 你為之所做的努力,應該放在後面再說。 一個合格的老闆, 是絕不會不了解詳情,就隨意責罵下屬的。 再舉個例子。 當老闆問你「昨天客戶都說了什麼」的時候, 很多人會怎麼做呢? 會按照時間順序,把客戶說的話簡要概括下來。 「一開始怎麼樣怎麼樣,後來怎麼樣怎麼樣,再後來……」 這同樣是十分低效的。 如果老闆想聽原文,直接錄下來就行了。 老闆想知道的, 是昨天的會談得到了一個什麼樣的結果, 這才是最重要的。
所以,當我們進行匯報時,可以遵循這個簡單的方法:倒推法。
這其實也是一個「What - Why - How」的模型 (社群裡的朋友和Live的聽眾應該知道)。 這樣組織信息,可以有效傳遞最重要的內容, 並通過逐步的引導,給老闆一個完整的方案。 這才是真正站在接收者立場, 從別人角度出發的溝通方法。
這種模式,會極大地提升你的專業性和可靠性。
3. 兩面法你應該聽過「電梯30秒」理論: 假如你和老闆(或者客戶), 在電梯里相遇了。 你應該如何利用這短短的30秒, 把你的方案(或者產品)推銷給他? 這是一個非常常見的場景。 當然,未必是電梯,辦公室也有可能。 重點是,絕大多數時候,老闆和客戶都非常忙。
如果你不能用最短的時間抓住他的注意力,將你想表達的內容傳達給他,也許你就會失去機會。
那麼,如何在盡量短的時間內, 將你的方案講清楚呢? 可以嘗試這個「兩面法」。
你應該已經發現了, 這也是一個「What - Why - How」模型。
這是最符合認知的結構。
這個方法,需要注意的地方是什麼呢? 主要有兩點。
第一,是Why 1 和Why 2 的區別。
前者主要闡述, 這個方案的優點是什麼? 能夠產生什麼效果? 後者則闡述, 這個方案能解決什麼問題? 為什麼我們要採取這個方案? 兩者結合起來, 可以為你的方案,提供強有力的論證。 另一方面,人都是有「損失厭惡」的。 用「能夠解決什麼問題」來作為佐證, 會比單純用「它有什麼好處」, 更容易吸引注意力。
第二,是可行性。可行性是什麼呢? 就是, 執行這個方案的難度是什麼,需要付出什麼條件和資源。
在闡明必要性(Why)之後,用可行性來作結, 會有一種「呼籲行動」的效果—— 在聽完必要性之後, 對方往往會習慣性地考慮 「那這個事情要怎麼做?」 這時,如果你直接給他一個答案,告訴他: 這個事情可以做,而且很簡單。 就會成為一個強大的推動力。
舉個簡單的例子。 經理,我認為我們應該做一次事件營銷。 一方面可以帶來更高的曝光和傳播效果, 另一方面, 我們現在的效果推廣已經有點疲軟了, 成本太高,也可以開拓一個新的推廣渠道。 我認識一個團隊, 就是上次那個xxxx事件的策劃, 效果很讚,可以去問問看。 當然,最主要的, 還是事先的周密準備和規劃。好的內容,永遠才是一切的核心。
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